従来、速記録の作成は、弊社速記者が会議の開催される場所へ赴き、速記や録音をとり、会議終了後速記録を作成するというスタイルでした。
しかし、昨今新型コロナウイルス感染症流行の影響で３密（密閉・密集・密接）の原因となる『会議』が開催できなくなり、同時に現場での速記・録音を伴う速記録の作成が困難なものとなってしまいました。
そのかわりに、参加者が会議室に集まらなくても開催できるWeb会議システムを利用した【オンライン会議】が注目を集め、急速に普及しています。
しかし、Web会議システムの導入には費用や手間がかかります。また、オンライン会議からの速記録作成の依頼方法がわからない等、実施には二の足を踏んでいる方も多いのではないでしょうか。
そこで早稲田速記株式会社では、【Web上の貸し会議室】をご用意し、会議当日に参加者にスマートフォン／パソコンで接続して会議を開催していただくだけで速記録を完成させるサービスを提供しています。
参加者にご用意いただくものは
もちろんパソコン、タブレットでも参加することができます！
「主催者・事務局向けマニュアル」「参加者向け配付マニュアル」をご用意しています。
接続環境
◇ スマートフォン、タブレット
OS：Android 4.0～／iOS 7.0～／Kindle Fire HD
◇ パソコン
OS：Windows10, 8, 8.1／macOS X, macOS 10.9～／Linux 6.4～
ブラウザ：Chrome／Edge／IE 11／Firefox／Safari
◇ インターネット
有線（ブロードバンド）
Wi-Fi（a/g/n/ac）
◇ イヤホンマイク、ヘッドセットの使用（推奨）
会議の流れ
| お客様 | 弊社 | |
|---|---|---|
| 事前準備 | ご依頼（電話／メール） 会議日時、会議所要時間をお知らせください。 |
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| Web会議室の確保（予約状況の確認） 予約確定後、Web会議室のURLを発行し、メールで通知します。 操作マニュアルを提供します。 |
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| Web会議室URLを参加者へメール等でアナウンスしてください。 | ||
| 当日 | Web会議当日、開会１時間前に参加者がWeb会議室に入室できる状態にします。 | |
| 開会前に必要であれば参加者の接続テストを行ってください。 参加者の入室管理（入室許可）をしてください。 |
Web会議に「速記者」として入室します。 ※音声・映像は出しません。 |
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| 開会時間になったら会議を始めてください。 | 速記／録画／録音をとります。 | |
| 会議 終了後 |
速記録を作成し、納品します。 |
- ※事前（別日や入室可能時間以前）に接続テストを行いたい場合は、あらかじめ日時の打ち合わせをさせていただきます。
- ※当日、Web会議へ入室できる時間になった際、ご担当者様の権限を準ホスト（共同ホスト）に変更します。「入室の許可」、「発言者の強制ミュート」はご担当者様に操作していただきます。
料金表
| 内訳 | 料金 | 備考 | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 速記録作成料 | 26,000円（１時間） |
ミニマム1時間（以降15分ごと@6,500円）
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| Web会議室使用料 | 3,000円（１時間） | ミニマム1時間（以降1時間ごと自動延長） 開会前の準備時間に使用料は発生しません。 |
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| 録画データ（MP4形式） | 2,000円 | ダウンロードの場合 | ||||||||
| 3,500円 | データDVD送付の場合 | |||||||||
| 録音データ（M4A形式） | 1,000円 | ダウンロードの場合 | ||||||||
| 2,500円 | データCD送付の場合 | |||||||||
| MP3形式へのデータ変換は＋2,000円 | ||||||||||
| 速記録データCD | 1,000円 | Microsoft Word形式 | ||||||||
| 速記録紙原稿 | 2,000円 |
注意事項
◇ 完成した速記録はメール／ダウンロードでのMicrosoft Wordデータ納品となります。
◇ 本サービスは会議事務局代行ではありませんので、
・参加者への個別招待メール送信
・参加者の会議室への入退室管理／出欠管理
・参加者の接続テスト（映像・音声）
・参加者への操作説明
は行いません。
◇ 会議には、速記者が速記録作成のために「速記者」という名前で参加します。
◇ 提供する録画／録音データの編集は行いません。
◇ 参加者のスマートフォン／タブレット／パソコンにWeb会議アプリをインストールする必要があります。
ただし、パソコンではアプリをインストールせずにブラウザのみで参加することもできます。
◇ Web貸し会議室単体としてのご利用は別途ご相談ください。